La Circolare è il primo atto legislativo in merito alle ispezioni, ed ancora oggi rappresenta un punto di riferimento nell’ambito della normativa tecnica delle infrastrutture stradali.

In esso sono custodite cartelle minori, ciascuna riguardante un manufatto, disposte nell'ordine del senso delle progressive kilometriche.

Ogni cartella comprende la documentazione disponibile: disegni, grafici, fotografie, rapporti e relazioni relativi ai controlli periodici ordinari ed a quelli eventuali straordinari. Una apposita scheda, riprodotta anche sul verso della copertina della cartella, riepiloga i dati salienti riferentisi alla vita del manufatto: epoca della costruzione, impresa, caratteristiche principali, date delle riparazioni, delle eventuali ricostruzioni a seguito vicende belliche o eventi naturali, funzionari incaricati, collaudi effettuati, ecc. ed ogni altra notizia o fatto suscettibile di facilitare, in ogni evenienza, l'opera di manutenzione, di riparazione o di ricostruzione.

Nella scheda devono essere anche annotate sinteticamente le date delle ispezioni di controllo alle condizioni statiche, come dalle presenti direttive, i funzionari accertanti e l'esito dell'accertamento.

La documentazione sopraindicata non è solo utile per la organica e razionale raccolta dei dati, documenti e notizie riferentisi all'opera d'arte, ma ancora più quale prova degli avvenuti controlli periodici. La documentazione deve essere facilmente reperibile e consultabile in ogni momento.

Tutti i rapporti e le relazioni sono conservati presso ogni Amministrazione, Società od Ente proprietario, gestore o concessionario di strade ed autostrade.